Subject: COVID-19 Global Fund Operational Update
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Date: Fri, 03 Apr 2020 12:35:23 +0000

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3 April 2020

COVID-19: Operational Update for Partners

The COVID-19 pandemic threatens health systems worldwide and will impact existing efforts to fight AIDS, tuberculosis and malaria.

The Global Fund is making funds and flexibilities available to support countries to continue to deliver impact in existing grants, develop quality new grants for the next cycle and strengthen health systems while responding to COVID-19.

This update outlines the flexibilities the Global Fund is introducing to its processes, as follows:

Funding requests: New submission dates have been added so countries
have more flexibility to present their funding requests and move to grant-making shortly after.

Guidance Notes:
Technical guidance is rapidly being developed in response to the new pandemic, its relationship to HIV, TB and malaria, and the implications for the Global Fund.
The Global Fund strictly follows WHO guidelines. Internal guidance for the three diseases has been shared with Global Fund staff and currently available on the

website.

Supply Chain: The Global Fund is assessing potential delays for every single purchase order processed through its Pooled Procurement Mechanism (PPM).
As of today, 9% of orders face delays of more than 30 days. By mid-April we will have visibility on deliveries expected in 2020, which will be helpful for mitigating
delays and facilitating timely support to Principal Recipients.
See available guidance for Principal Recipients.

CCMs: engagement and transparency within funding request development
and oversight of existing investments remain key areas of work to maintain during COVID-19. While eligibility requirements remain unchanged to ensure these core responsibilities of CCMs continue, flexibilities introduced include adapting funded activities
to the COVID-19 response and reprogramming savings from reduced travel costs as agreed with your Country Team and the CCM Hub at the Secretariat.

Over the coming weeks, the Global Fund will issue further communications to partners on the following topics: disbursements, supply chain and procurement. Please
visit
our website for further updates.

Guidance on COVID-19

To fight COVID-19 and mitigate the impact this pandemic will have on programs to fight AIDS, TB and malaria in vulnerable contexts, the Global Fund is enabling
countries to use up to 5% of approved grant funding to help protect and treat vulnerable communities.

Under
the new guidelines, the Global Fund is encouraging countries to redeploy underutilized assets, repurpose grant savings and, in exceptional cases, reprogram funding from existing grants.

Revised Submission Windows for New Funding Requests

The Global Fund has introduced flexibilities for funding request submissions for Windows 2 and 3, allowing applicants to submit funding requests as soon as they are ready, and moving to grant-making shortly after. Technical Review Panel (TRP) Review and Recommendation
Form will be delivered within 8-weeks of submission date. Applicants select submission dates that allow enough time to complete grant-making and prepare for implementation before the grant starts.

Window 2 submission dates:

Window 2a: 30 April

Window 2b: 31 May

Window 2c: 30 June

Window 3 submission dates:

Window 3a: 31 July

Window 3b: 31 Aug

Applicants currently registered for Window 2 will be automatically moved to 2b, and Window 3 to 3b. Global Fund Country Teams are responsible for adjusting registration, as needed.

More updates related to funding requests can be found in
this Q&A.

Other Processes

- Delegation in the event of COVID-19-related absences.
Internal processes at the Secretariat are being put in place to ensure back up of staff in case of illness, including all functions of Country Teams. A
delegation approach and different contact points for your Country Team will be communicated in due time.

- Submission timelines and minimum requirements for completion and validation of defined
Progress Updates and Disbursement Requests (PU and PUDRs or PU/DRs) are in place. The guidelines vary according to PU/DR deadlines, with extensions of up to 30 days for upcoming deadlines.
For the PU/DRs with reporting periods ending March, April and June COVID-19 specific minimum reporting requirements are outlined in

this document.

- CCMs can adapt activities funded by the CCM funding agreement to the COVID-19 emergency response. As CCMs are encouraged to strengthen remote participation and engagement, particularly
from communities, and those living with the diseases, members are invited to opt for remote attendance to meetings, releasing savings to be reprogrammed from the reduced travel costs.  Additional flexibilities on the use of CCM Funding can be discussed with
the Global Fund Secretariat CCM Hub Focal Point and Country Team. For more information on CCM flexibilities and requirements check the

Q&A which is being regularly updated with the latest guidance.

Health Product Supply

The product supply situation as a result of COVID-19 is rapidly evolving, affecting key materials and ingredients, finished health products and logistics As of
30 March 2020, the Global Fund’s product and delivery outlook shows the overall
impact of COVID-19 on health product supply chains for Global Fund grants has increased to
moderate.

Delivery delays of a few weeks or more are currently expected. The Global Fund is assessing potential delays for every single purchase order processed through its Pooled Procurement Mechanism (PPM).
As of today, 9% of Pooled Procurement Mechanism orders face delays of more than 30 days. By mid-April will have visibility on deliveries expected in 2020, which will be helpful for mitigating delays and facilitating timely support to Principal
Recipients.

All transport modes are impacted, and cost increases are expected. Rapid approval of freight estimates by Principal Recipients may permit securing the best currently available option, while approval delays may lead to missed shipping slot opportunities, further
delays and cost increases.

Country Teams and Supply Operations are working with Principal Recipients to review mitigation plans, adjust delivery quantities and adapt lead times.  All PRs are asked to submit requisitions and request forms by 10 April for all 2020 deliveries, both for
PPM and non-PPM grants.

Customized labelling will no longer be accepted during this period.

Procuring Personal Protective Equipment and other COVID-19 emergency medical supplies.
WHO has consolidated a list of
COVID-19 critical items. Principal Recipients are strongly encouraged to source Personal Protective Equipment (PPE) and other emergency COVID-19-related medical supplies through national or
regional channels as early as possible to minimize supply delays or disruptions.

Only if Principal Recipients face significant challenges sourcing PPE through local channels, should they reach out directly to

UNICEF Procurement Services and order through their

catalogue. UNICEF is best placed to provide support with expertise in emergency procurements and long term agreements with suppliers of these products.

Currently, Global Fund grant funds can be used to purchase emergency COVID-19 response products directly from UNICEF. Countries that decide to procure on their own can have the Global Fund make payments on their behalf by using a third-party payment mechanism.

Principal Recipients for TB programs may also source PPE products through the
StopTB Partnership’s Global Drug Facility. There are severe global supply constraints for these products and Principal Recipients should expect normal or extended lead times when procuring through
UNICEF or the Global Drug Facility.

Additional Information:

Health Product Supply updates can be found
here.

COVID-19
Impact on Supply Chain Logistics: Assessment and Recommendations - 30 March 2020

COVID-19
Procurement and Supply Update for Global Fund Principal Recipients - 19 March 2020

Regular updates on the supply security situation for products and logistics are
here.

Resources for Applicants & Implementers

COVID-19
Situation Reports

COVID-19
on the Global Fund Website

COVID-19
Q&A

Guidance Notes

Global Fund investments and advice to Principal Recipients and implementers strictly follow WHO guidelines. An aggregated list of partner COVID-19 technical guidance can be found on

the Global Fund website.

The Global Fund Secretariat has also prepared internal guidance for its staff, which is being updated on a regular basis, informed by ongoing discussions with WHO and other key partners. An
external version of these guidelines will be made available on the Global Fund website in the next week.

In the meantime, the following internal key messages are intended to support countries to operationalize WHO guidelines, adapting them to COVID-19 and country-specific contexts.

HIV

HIV investments should protect continuation of essential HIV services, focusing on treatment and prevention.

COVID-19 response should be in line with WHO guidance and the country specific situation.

Swift service adaptation and the increase of resources to civil society and communities to boost their capacity is encouraged.

Support multi-months- dispensing of ARVs to ensure people on treatment have the drugs they need while reducing the frequency of visits to health facilities. Include important
consumables for prevention and treatment, such as condoms, ARVs for PrEP, methadone/ buprenorphine for Opioid Substitution Therapy, in adapted procurement plans. Support is available from Regional HPM managers; Supply Operations and HIV country focal points.

TB

Those living with TB are expected to be disproportionately impacted, as both TB and COVID-19 are respiratory conditions.

Preliminary reports from countries affected by Covid-19 have shown a sharp decline of TB notification and quality of services

Following FDA approval of COVID-19 test (Xpert® Xpress SARS-CoV-2) using GeneXpert machines used in TB programs, the Global Fund having discussions with the manufacturer and
other stakeholders.

TB services can be impacted in diagnosis, treatment, prevention and at the health systems-level.

Malaria

Malaria control and elimination activities must continue, with modifications where appropriate, to avoid an upsurge in morbidity, mortality, and further stress on health systems.

The WHO urges countries to continue malaria services in the context of the COVID-19 pandemic.

Partners continue to develop guidance on how to conduct LLIN campaigns as safe as possible given the current context.

Forthcoming guidance covers case management, prevention, distribution, IPTp, Communication, M+E and cross cutting considerations.

RSSH

Balance the demands of the acute response to COVID-19 with the maintenance of essential health service delivery, including for HIV, TB and malaria.

Ensure decentralized and flexible financing so health facilities can respond more effectively to the local context.

Strengthen laboratory support systems as diagnostic testing is critical for tracking the virus, understanding epidemiology, informing case management and suppressing transmission.

Govern, equip, train, motivate and maintain the health workforce, with particular attention to community health workers.

Strengthen community systems to allow for effective communication, case detection and management, as well as establishing trust in health system.

Please feel free to forward this update to Principal Recipients, sub-recipients and other relevant in-country
partners involved in Global Fund-related processes.

3 avril 2020

COVID-19 : informations opérationnelles destinées aux partenaires

La pandémie de COVID-19 menace les systèmes de santé dans le monde entier et aura une incidence sur les efforts actuellement déployés pour lutter contre le sida, la tuberculose et le paludisme.

Le Fonds mondial dégage des fonds et met en place des flexibilités afin d’aider les pays à préserver l’impact des programmes subventionnés en cours, à élaborer de nouveaux programmes de qualité pour le prochain cycle de financement et à renforcer les systèmes
de santé, tout en ripostant à l’épidémie de COVID-19.

Ces informations opérationnelles actualisées présentent les flexibilités introduites par le Fonds mondial dans ses procédures :

Demandes de financement. De nouvelles dates
de soumission ont été ajoutées de manière à ce que les pays aient davantage de souplesse pour présenter leurs demandes de financement et passer rapidement à la phase d’établissement des subventions.

Notes d’orientation.
Des notes d’orientation sont en train d’être élaborées en réponse à la nouvelle pandémie, qui traitent notamment du rapport entre la lutte contre
le VIH, la tuberculose et le paludisme et la lutte contre la COVID-19, et des conséquences de la pandémie pour le Fonds mondial. La note d’orientation concernant le paludisme est
déjà
disponible ; les notes d’orientation portant sur le VIH et la tuberculose seront publiées prochainement.

Chaîne d’approvisionnement. Le Fonds mondial est en train d’estimer les retards éventuels pour chaque commande passée par l’intermédiaire du mécanisme d’achat
groupé. À ce jour, 9 % des commandes subissent un retard de livraison de plus de 30 jours. À la mi-avril, nous aurons une meilleure vision des livraisons
attendues en 2020, ce qui nous aidera pour limiter les retards et apporter un soutien rapide aux récipiendaires principaux.
Voir
les recommandations disponibles destinées aux récipiendaires principaux.

Instances de coordination nationale. La participation
et la transparence dans l’élaboration des demandes de financement et dans le suivi des investissements en cours doivent être préservées en cette période de pandémie. Bien que les critères d’admissibilité demeurent inchangés afin d’assurer la poursuite de ces
tâches essentielles par les ICN, les flexibilités mises en place permettent notamment d’adapter des activités financées à la situation sanitaire actuelle et de reprogrammer des économies réalisées sur les déplacements en accord avec votre équipe de pays et
le pôle ICN au Secrétariat.

Dans les semaines à venir, le Fonds mondial publiera d’autres communications à l’intention des partenaires sur les sujets suivants : les décaissements, la chaîne d’approvisionnement et les achats. Rendez-vous sur
notre
site pour consulter les dernières informations actualisées.

Instructions concernant la pandémie de COVID-19

Pour lutter contre la COVID-19 et atténuer l’impact de cette pandémie sur les programmes de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme dans des contextes de vulnérabilité, le Fonds mondial autorise les pays à utiliser jusqu’à 5 % du montant d’une
subvention approuvée pour protéger et traiter des communautés vulnérables.

Dans le cadre de ces nouvelles
directives, le Fonds mondial encourage les pays à redéployer des actifs sous-utilisés, à réorienter des économies réalisées
sur une subvention et, dans des cas exceptionnels, à reprogrammer les fonds de subventions en cours.

Des périodes de présentation revues pour les nouvelles demandes de financement

Le Fonds mondial a mis en place des flexibilités concernant les périodes de présentation nº 2 et nº 3, qui permettent aux candidats de soumettre leurs demandes de financement dès que celles-ci sont prêtes et de passer rapidement à la phase d’établissement des
subventions. Le formulaire d’examen et de recommandation du Comité technique d’examen des propositions sera transmis dans un délai de 8 semaines à compter de la date de présentation de la demande. Les candidats doivent choisir des dates de présentation qui
leur laisseront suffisamment de temps pour terminer la phase d’établissement des subventions et se préparer en vue de la mise en œuvre avant la date de début des subventions.

Dates pour la période de présentation nº 2 :

Période 2a : 30 avril 2020

Période 2b : 31 mai 2020

Période 2c : 30 juin 2020

Dates pour la période de présentation nº 2 :

Période 3a : 31 juillet 2020

Période 3b : 31 août 2020

Les candidats actuellement inscrits pour les périodes de présentation nº 2 et nº 3 seront automatiquement déplacés vers les périodes 2b et 3b respectivement. Les équipe de pays du Fonds mondial sont chargées de procéder aux modifications nécessaires.

D’autres informations relatives aux demandes de financement sont données dans ces
questions/réponses.

Autres procédures

Délégation en cas d’absence liée à la COVID-19. Des procédures internes au Secrétariat sont mises en place pour assurer le remplacement des personnels malades, notamment à tous les postes des équipes de pays. Les détails d’une
démarche de délégation et les coordonnées de plusieurs référents dans votre équipe de pays vous seront communiqués en temps voulu.

Un calendrier de remise ainsi que des exigences minimales pour la réalisation et la validation des
rapports sur les résultats actuels/demande de décaissement (RA et RA/DD) ont été définis. Les instructions varient en fonction des délais, avec des extensions pouvant aller jusqu’à 30 jours
pour les échéances à venir. Pour les rapports RA/DD dont la période de communication de l’information se termine en mars, en avril ou en mai, les informations minimales à rapporter concernant la COVID-19 sont précisées dans
ce
document.

Les instances de coordination nationale peuvent adapter les activités financées dans le cadre de leur accord de financement pour y intégrer des mesures d’urgence visant à lutter contre
la pandémie. Alors que les ICN sont encouragées à favoriser une participation au dialogue à distance − en particulier pour les communautés et les personnes vivant avec les maladies −, leurs membres sont également invités à opter pour une participation à distance
aux réunions, ce qui permettra de reprogrammer les économies réalisées sur les frais de déplacement. D’autres flexibilités concernant l’utilisation du financement des ICN peuvent être discutées avec le référent administratif du pôle ICN et l’équipe de pays
au Secrétariat du Fonds mondial. Pour plus d’informations sur ces flexibilités et leurs conditions, reportez-vous à ces
questions/réponses
qui seront régulièrement actualisées en fonction des dernières directives.

Approvisionnements en produits médicaux

La situation des approvisionnements en produits médicaux engendrée par la pandémie de COVID-19 évolue rapidement et concerne des matériels et des principes actifs essentiels, des produits finis médicaux et la chaîne logistique. Au 30 mars 2020, les perspectives
du Fonds mondial concernant l’offre et les livraisons montrent un impact
accru de la pandémie de COVID‑19 sur les chaînes d’approvisionnement de produits médicaux financés par des subventions du Fonds,
impact désormais qualifié de modéré.

Il faut actuellement s’attendre à des délais de livraison de quelques semaines voire plus. Le Fonds mondial est en train d’estimer les retards éventuels pour chaque commande passée par l’intermédiaire
du mécanisme d’achat groupé. À ce jour, 9 % de ces commandes subissent un retard de livraison de plus de 30 jours. À la mi-avril, nous aurons une meilleure vision des livraisons attendues en 2020, ce qui nous aidera pour limiter les retards
et apporter un soutien rapide aux récipiendaires principaux.

Tous les modes de transport étant touchés, il faut s’attendre à une augmentation des coûts. Une approbation rapide du coût estimé du transport par les récipiendaires principaux pourra éventuellement permettre de sécuriser la meilleure option actuellement disponible.
À l’inverse, des délais d’approbation trop longs pourront faire manquer des créneaux d’expédition, causer des retards supplémentaires et entraîner une augmentation des coûts.

En collaboration avec les récipiendaires principaux, les équipes de pays et le département des achats s’attachent à examiner des plans d’atténuation des risques, à ajuster les quantités à livrer et à adapter les délais de livraison.  Il a été demandé à tous
les récipiendaires principaux de soumettre leurs demandes d’achat − que celles-ci passent ou non par le mécanisme d’achat groupé − avant le 10 avril.

L’étiquetage personnalisé ne sera plus accepté durant cette période.

Achats d’équipements de protection individuelle et d’autres fournitures médicales nécessaires pour faire face à la pandémie.
L’OMS a publié une liste de matériel
indispensable dans la lutte contre la COVID-19. Les récipiendaires principaux sont fortement encouragés à commander les équipements
de protection individuelle (EPI) et autres fournitures médicales nécessaires pour faire face à la pandémie en passant par des circuits d’approvisionnement nationaux ou régionaux. Ces commandes devront être passées le plus vite possible afin de limiter les
risques de retards ou de perturbations dans les approvisionnements.

Si des récipiendaires principaux rencontrent des problèmes importants pour acheter des EPI via des circuits d’approvisionnement locaux, et uniquement dans ce cas, ils pourront s’adresser directement aux
services
d’achat de l’UNICEF et utiliser le
catalogue
de l’organisation pour passer leurs commandes. L’UNICEF est le mieux placé pour apporter une expertise dans les achats d’urgence et les accords à long terme avec les fournisseurs de ces produits.

Actuellement, il est possible d’utiliser des fonds provenant de subventions du Fonds mondial pour acheter directement auprès de l’UNICEF les produits nécessaires pour répondre à l’urgence de la pandémie de COVID-19. Les pays qui décident d’acheter ces produits
par eux‑mêmes ont la possibilité de les faire payer en leur nom par le Fonds mondial en recourant à un mécanisme de tiers payeur.

Les récipiendaires principaux de subventions destinées à des programmes de lutte contre la tuberculose peuvent également s’approvisionner en équipements de protection individuelle auprès du
Service
pharmaceutique mondial du partenariat Halte à la tuberculose. En raison des fortes contraintes d’approvisionnement qui existent
à l’échelle mondiale, les récipiendaires principaux devront prévoir des délais normaux ou plus longs s’ils achètent ces produits par l’intermédiaire de l’UNICEF ou du Service pharmaceutique mondial.

Informations complémentaires

Des informations actualisées sur les approvisionnements en produits médicaux sont disponibles
ici.

Impact
de la COVID-19 sur la logistique des chaînes d’approvisionnement : évaluation et recommandation - 30 mars 2020

COVID-19 :
informations actualisées concernant les achats et les approvisionnements pour les récipiendaires principaux des subventions du Fonds mondial -
19 mars 2020

Des informations actualisées sur la situation en matière de sécurité des approvisionnements et de logistique sont disponibles
ici.

Ressources pour les candidats et les maîtres d’œuvre

Rapports
de situation COVID-19

La
COVID-19 sur le site web du Fonds mondial

COVID-19 :
questions/réponses

Notes d’orientation

Les investissements du Fonds mondial ainsi que les conseils donnés aux récipiendaires principaux et aux maîtres d’œuvre sont strictement conformes aux directives de l’OMS. Une liste complète des notes d’orientation techniques concernant la COVID-19 est disponible
sur le
site web du Fonds mondial.

Le Secrétariat du Fonds mondial a également élaboré des directives internes pour son personnel, qui sont régulièrement actualisées sur la base d’échanges permanents avec l’OMS et d’autres partenaires clés. Une version de ces lignes directrices destinée au personnel
extérieur au Secrétariat sera mise en ligne la semaine prochaine sur le site web du Fonds mondial.

En attendant, les messages clés suivants sont destinés à aider les pays à mettre en œuvre les directives de l’OMS, en les adaptant à l’épidémie de COVID-19 et aux contextes nationaux.

VIH

Les investissements dans la lutte contre le VIH doivent préserver la continuité des services essentiels, en particulier les services de traitement et de prévention.

La riposte à la COVID-19 doit être menée selon les directives de l’OMS et en fonction de la situation particulière du pays.

Une adaptation rapide des services et une augmentation des ressources visant à renforcer les capacités de la société civile et des communautés sont encouragées.

Faciliter la dispensation d’antirétroviraux pour plusieurs mois afin de s’assurer que les personnes sous traitement disposent des médicaments dont elles ont besoin
tout en réduisant la fréquence de leurs déplacements dans des établissements de santé. Inclure les consommables importants pour la prévention et le traitement − préservatifs, antirétroviraux pour la prophylaxie préexposition, méthadone/buprénorphine pour les
traitements de substitution aux opiacés − dans des plans d’achat adaptés. Un appui pourra vous être apporté par les responsables régionaux de la gestion des produits de santé, le département des achats du Fonds mondial et les référents VIH dans le pays.

Tuberculose

On s’attend à ce que les personnes qui vivent avec la tuberculose soient particulièrement touchées par la pandémie dans la mesure où la tuberculose et la COVID-19
sont toutes deux des affections respiratoires.

Les premiers rapports en provenance de pays touchés par la COVID-19 font état d’une forte diminution du nombre de cas de tuberculose signalés et d’une baisse de
qualité des services.

Suite à l’approbation par la FDA du test de dépistage (Xpert® Xpress SARS-CoV-2) effectué avec les machines GeneXpert utilisées dans le cadre des programmes de lutte
contre la tuberculose, le Fonds mondial est en discussion avec le fabricant et d’autres parties prenantes.

Cela pourra avoir une incidence sur les services de dépistage, de traitement et de prévention de la tuberculose au niveau des systèmes de santé.

Paludisme

Les activités visant à contrôler et éliminer le paludisme doivent se poursuivre − avec quelques modifications au besoin − afin d’éviter que la morbidité et la mortalité
n’augmentent soudainement et qu’une pression supplémentaire ne vienne s’exercer sur les systèmes de santé.

L’OMS exhorte les pays à assurer la continuité des services de lutte contre le paludisme dans le contexte de la pandémie de COVID-19.

Les partenaires continuent d’élaborer des instructions afin de pouvoir mener des campagnes de distribution de MILD dans les meilleures conditions de sécurité au
vu du contexte actuel.

Certaines
instructions portent plus spécifiquement sur la prise en charge des cas, la prévention, la distribution, les traitements préventifs intermittents
pendant la grossesse, la communication, le suivi et l’évaluation, et certains aspects transversaux.

Systèmes résistants et pérennes pour la santé

Trouver un équilibre entre les besoins aigus liés à la pandémie de COVID-19 et la nécessité de maintenir la prestation de services de santé essentiels, notamment
les services de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme.

Assurer un financement souple et décentralisé de manière à ce que les établissements de santé puissent répondre plus efficacement à la situation locale.

Renforcer les dispositifs de soutien aux laboratoires, dans la mesure où le dépistage est crucial pour suivre la propagation du virus, comprendre les aspects épidémiologiques
de la maladie, orienter la prise en charge des cas et mettre fin à la transmission.

Diriger, équiper, former, motiver et maintenir les équipes soignantes, en prêtant une attention particulière aux agents de santé communautaires.

Renforcer les systèmes communautaires pour permettre une communication, une détection des cas et une prise en charge efficaces et pour instaurer une confiance dans
le système de santé.

N’hésitez pas à transférer ces informations aux récipiendaires principaux, aux sous-récipiendaires
et à d’autres partenaires concernés dans les pays par les procédures en lien avec le Fonds mondial.