Subject: Grant-Making - an Operational Update from the Global Fund
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Date: Fri, 20 Mar 2020 11:26:31 +0000

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20 March 2020

Note on COVID-19

The escalating COVID-19 coronavirus pandemic is changing the way that we live and work. At the Global Fund, we are adapting to the rapidly changing circumstances,
to remain focused on:

1) maximizing impact from the current grant cycle, and

2) working with partners for the timely submission of high-quality grant applications, along with strong Prioritized Above Allocation Requests.

The Global Fund constantly monitors COVID-19 developments and is working to adapt its guidelines accordingly. Further updates will be issued in the coming weeks.
Visit
our website for the latest information.

Operational Update for Partners: Grant-Making

This Operational Update outlines some of the key elements that support the development of high-quality grants, with a particular focus on critical steps to be completed
before grants are signed, to enable their swift implementation.

While we anticipate that there will be temporary changes and flexibilities to adapt to COVID-19, this represents the official guidance for countries in achieving high-quality grants for the 2020-2022 funding cycle.

For grants ending in 2020, the timelines are fast approaching. CCMs, PRs, LFAs and Country Teams are encouraged to plan as early as possible to allow PRs time to be
implementation ready before grants start. All resources for this stage of the process can be found

here.

New and updated resources for applicants and implementers are listed, including a guidance note for countries to strengthen their COVID-19 response by using existing
grants.

Grant-Making

High-quality grants

Helpful best practices have been identified from previous funding cycles to streamline grant-making and produce high-quality grants:

Implementation readiness supports the achievement of grant targets and absorption of the predefined budget.

Advanced preparations allow programmatic activities and the related use of funds to commence on the new implementation period start date.

Setting deliverables and timelines at the beginning of the process, to allow PRs prepare for implementation.

As early as the funding request phase, CCMs, PRs, LFAs and CTs plan and agree on a project plan that will cover the grant-making deliverables, key milestones and timelines. This should include proactive contingency planning related to COVID-19.

Confirming human resources at grant-making stage
to avoid delays in implementation of the new grant.

For continuing grants, CTs and PRs work to identify PR human resources needed to simultaneously finalize implementation and start closure of the current implementation period and complete grant-making and preparation for the next implementation period. If the
PR requires additional human resources to support grant-making, funds from existing grants may be used subject to Global Fund approval. For new PRs / PRs implementing a grant in a different disease component, the PR may be eligible for advance payment for
capacity building / start-up activities.

Accelerating grant-making, to be ready to implement the new grant in a timely manner by starting grant making immediately on Funding Request submission.

Early negotiations and work on detailed grant documents will reduce the overall time spent from funding request to grant-signing.

Accurate, clear and concise Performance Frameworks and Budgets.

They enable quality & timely implementation and monitoring; they balance the need for detail while also enabling easy reporting and/or revisions during implementation.

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Ready to Implement?

Implementation readiness is achieved when a grant has been approved and signed, and the PR  can begin implementing program activities
immediately on the new Implementation Period start date. This threshold supports the achievement of grant targets and absorption of the predefined budget, and requires advanced preparation:

PR Human Resources

Early identification and contracting of staff required for grant implementation.

Sub-recipients

Early identification and contracting of sub-recipients.

Suppliers

Early identification of suppliers of health products, including early initiation of requests for proposals and critical procurement.

Year 1 Work plan. Agreed implementation work plan for year one of the
implementation period.

CCM Evolution Project

Pilot Finalized

The 18-month CCM Evolution pilot came to an end in December 2019. The pilot aimed to strengthen CCM structures by supporting them to mature and evolve, across core
responsibilities of health governance of
18 CCMs.

Pilot countries met in workshops in Lilongwe and Cotonou to share their experiences on what worked and opportunities to enhance the approach for the next phase
of the project.

The Global Fund Secretariat recognizes the efforts of the 18 participating CCMs, partners and Global Fund staff involved. The Secretariat will be in touch with
remaining CCMs for the second part of the project.

New Resources for Applicants & Implementers

Value for Money

Webinars for CCMs

Value for money is a key principle that guides Global Fund investments throughout its grant-life cycle. Applicants are encouraged to consider value for money from
funding request to grant closure.

A technical brief is available in English, French and Spanish,

here.

Our recorded information or webinar sessions further explain value for money and answer questions from Country Coordinating Mechanisms and Principal Recipients.Recorded
sessions in English, French and Spanish are now available on our iLearn online education platform.

Sustainability, Transition and Co-Financing Guidance

Ending HIV, TB and malaria as epidemics requires sustainable national responses. Through national planning and attention to key strategic areas, countries can strengthen sustainability, increase domestic
financing, and better prepare for transition from Global Fund financing. The Global Fund’s updated guidance note on sustainability, transition, and co-financing can be found

here, also now available in French and Spanish, and additional resources on the dedicated
webpage.

New Resources and Updates

Updated
Applicant Handbook. The edition contains new and updated references to documents and resources and updated Portfolio Categorization information. Section 12 centralizes all resources for applicants including a checklist for application materials,
also reflected on the Global Fund website. The handbook is available in
French and Spanish.

COVID-19.
This guidance that enables countries to strengthen their response to COVID-19 by using existing grants. Countries can reprogram savings from current grants and redeploy
underutilized resources to mitigate the potential negative consequences of COVID-19 on health and health systems.

Matching
Funds Guidelines.
Matching funds are designed to inspire innovation and ambitious evidence-based programming approaches to maximize impact in specific strategic priority areas. Guidance notes for eligible countries are now available.

The following briefs and guidance notes support applicants to include relevant interventions in Global Fund funding requests:

Health
Care Waste Management Technical Brief. Lists interventions related to sustainable health care waste management.

Guidance
Note for Developing Resilient and Sustainable Systems for Health Funding Request.
To better address challenges that impact the achievement and sustainability of disease outcomes.

Technical
Brief Tuberculosis, Gender and Human Rights. To include programs to remove human rights and gender-related barriers to tuberculosis, prevention, diagnosis and treatment services, and help stakeholders ensure that TB programs promote and protect
human rights and gender equality.

HIV
Programming for Adolescent Girls and Young Women in High-HIV Burden Settings Technical Brief. To further advance progress in scaling up effective programming for adolescent girls and young women.

E-learnings.
New e-learnings have been added to the Global Fund iLearn platform:

Completing the Budget Template (funding request stage)

Completing the Performance Framework

Completing the Programmatic Gap Table

Completing the Funding Landscape Table

Understanding Sustainability, Transition, and Co-financing

To access the trainings,

please register

Dates
& Deadlines

23 March 2020

Window 1 Submission day

27 April - 2 May 2020

Technical Panel Review

25 May 2020

Window 2 Submission day

29 June - 5 July 2020

Technical Panel Review

31 August 2020

Window 3 Submission day

5-11 October 2020

Technical Panel Review

Le 20 mars 2020

Note concernant la pandémie de COVID-19

L’aggravation de la pandémie de COVID-19 est en train de changer notre mode de vie et notre manière de travailler. Au Fonds mondial, nous nous
adaptons à l’évolution rapide de la situation sans perdre de vue nos objectifs, à savoir : 1) maximiser l’impact du cycle de subventions actuel ; 2) collaborer avec les partenaires afin que des demandes de financement de qualité, mais aussi des demandes de
financement hiérarchisées au-delà de la somme allouée solides, puissent être soumises dans les délais.

Le Fonds mondial surveille en permanence l’évolution de la pandémie de COVID-19 et veille à adapter ses directives en conséquence. De nouvelles
mises à jour seront publiées dans les semaines à venir. Rendez-vous sur notre
site
internet pour obtenir les dernières informations.

Informations opérationnelles destinées aux partenaires : l’établissement des subventions

Ces informations opérationnelles exposent certains des éléments clés qui favorisent l’établissement d’une subvention de qualité, et en particulier
les étapes essentielles qui précèdent la signature d’un accord de subvention et qui permettront la mise en œuvre rapide de la subvention concernée. Tandis que des changements et une flexibilité temporaires seront mis en place pour s’adapter à la COVID-19,
ces informations correspondent aux orientations officielles afin que les pays parviennent à des subventions de qualité pour le cycle de financement 2020/2022.

Pour les subventions qui prennent fin en 2020, les échéances approchent à grands pas. Les instances de coordination nationale, les récipiendaires principaux,
les agents locaux du Fonds et les équipes de pays sont invités à faire très vite le nécessaire pour permettre aux récipiendaires principaux d’être
prêts à la mise en œuvre avant le début des subventions. Toute la documentation concernant cette étape de la procédure est accessible
ici.

De nouveaux documents ainsi que des documents existants actualisés sont mis à la disposition des candidats et des maîtres d’œuvre, y compris une note
d’orientation sur le renforcement de la riposte à l’épidémie de COVID-19 dans les pays avec les fonds de subventions existantes.

L’établissement des subventions

Des subventions de qualité

Des pratiques exemplaires utiles ont été définies à partir des enseignements tirés des cycles de financement antérieurs, dans le but de simplifier
la procédure d’établissement des subventions et de produire des subventions de qualité :

Un bon état de préparation à la mise en œuvre favorise la concrétisation des objectifs des programmes subventionnés et l’absorption du budget prédéfini pour un impact maximal.

Une bonne préparation permet de lancer les activités des programmes et d’utiliser les fonds correspondants dès la date de commencement de la nouvelle
période de mise en œuvre.

Définir les réalisations attendues et fixer des échéances dès le début de la procédure, afin de permettre aux récipiendaires principaux de
se préparer pour la mise en œuvre.

Dès la phase d’élaboration des demandes de financement, les instances de coordination nationale, les récipiendaires principaux, les agent locaux du Fonds et les équipes de pays s’entendent sur un plan de projet précisant les réalisations attendues, les étapes
clés et le calendrier de la procédure d’établissement des subventions. Cela devrait comprendre la planification proactive des mesures d’urgence en lien avec la COVID-19.

Confirmer les effectifs nécessaires au stade de l’établissement des subventions afin d’éviter tout retard dans la mise en œuvre de la nouvelle
subvention.

Afin d’assurer la continuité des subventions, les équipes de pays et les récipiendaires principaux déterminent les ressources humaines nécessaires pour achever la mise en œuvre des subventions en cours et commencer à clôturer la période de mise en œuvre actuelle,
tout en menant à bien la procédure d’établissement des nouvelles subventions et en se préparant pour la période de mise en œuvre suivante. Si le récipiendaire principal a besoin d’effectifs supplémentaires pour la phase d’établissement de la subvention, des
fonds provenant de subventions en cours pourront être utilisés sous réserve de l’approbation du Fonds mondial. Les nouveaux récipiendaires principaux et les RP qui mettent actuellement en œuvre une subvention finançant la lutte contre une autre maladie pourront
prétendre au versement d’une avance pour financer un renforcement des capacités ou des activités de démarrage.

Accélérer la procédure d’établissement des subventions, de manière à pouvoir mettre en œuvre rapidement une nouvelle subvention, en commençant l’établissement de la subvention immédiatement au moment
de soumettre la demande de financement.

Le fait de commencer très tôt les négociations et le travail sur les documents détaillés en rapport avec les subventions permettra de raccourcir la période séparant la demande de financement de la signature de l’accord de subvention.

Des cadres de résultats et des budgets clairs et concis.

Ils permettent d’assurer dans les délais une mise en œuvre et un suivi de qualité et contiennent des détails indispensables tout en facilitant la communication de l’information et/ou d’éventuelles modifications durant la mise en œuvre.

Plus
d'info

Prêts pour la mise en œuvre ?

Un bon état de préparation est atteint lorsqu’un accord de subvention a été approuvé et signé, et que le récipiendaire principal peut commencer à mettre
en place des activités du programme dès la date de début de la nouvelle période de mise en œuvre.
Ce critère, qui favorise la concrétisation des objectifs des programmes subventionnés et l’absorption du budget prédéfini, exige une préparation poussée :

Ressources humaines du récipiendaires principal

Déterminer très tôt et signer des contrats avec les personnels nécessaires pour mettre en œuvre la subvention.

Sous-récipiendaires

Déterminer très tôt et signer des contrats avec les sous-récipiendaires.

Fournisseurs

Sélectionner très tôt les fournisseurs de produits médicaux, notamment en lançant rapidement des appels d’offres et des demandes d’achats.

Plan de travail pour la 1e année. Plan
de travail convenu pour la première année de la période de mise en œuvre.

Projet d’évolution des instances de coordination nationale : fin de la phase pilote

La phase pilote de 18 mois du projet d’évolution des ICN s’est terminée en décembre 2019. L’objectif était de renforcer les structures de
18 ICN
en aidant celles-ci à évoluer et à gagner en maturité pour l’ensemble des responsabilités de base en matière de gouvernance de la santé.

Des représentants des pays ayant participé à cette phase pilote se sont réunis à Lilongwe et Cotonou pour partager leur expérience des aspects positifs
de la démarche et proposer de possible améliorations pour la phase suivante du projet.

Le Secrétariat du Fonds mondial salue le travail réalisé par les 18 ICN participantes, les partenaires et le personnel du Fonds concerné. Le Secrétariat
prendra contact avec les autres ICN pour la deuxième phase du projet.

Nouvelles ressources pour les candidats

Des webinaires sur l’optimisation des ressources pour les ICN

L’utilisation optimale des ressources est un principe fondamental qui oriente les investissements du Fonds mondial pendant toute la durée d’une subvention.
Le Fonds mondial incite les candidats à tenir compte de l’optimisation des ressources dès la demande de financement jusqu’à la clôture des subventions.

Une note d’information technique sur l’optimisation des ressources est disponible
ici
en anglais, en français et en espagnol.

Des séances d’information enregistrées et des webinaires expliquent plus en détail la notion d’optimisation des ressources et répondent aux questions
que se posent les instances de coordination nationale et les récipiendaires principaux. Des séances d’information enregistrées en anglais, en français et en espagnol sont désormais disponibles sur notre plateforme de formation en ligne
iLearn.

Note d’orientation sur la pérennité, la transition et le cofinancement.

Mettre fin aux formes épidémiques du VIH, de la tuberculose et du paludisme exige des ripostes nationales viables aux trois maladies. Une planification à l’échelle nationale et
une attention particulière portée aux domaines stratégiques clés pourront permettre aux pays de renforcer la viabilité de leurs programmes, d’accroître les financements nationaux et de mieux se préparer à s’affranchir des financements du Fonds mondial. La
note d’orientation actualisée du Fonds mondial sur la pérennité, la transition et le cofinancement est désormais disponible en anglais, en
français
et en espagnol, tandis que d’autres informations sont également données sur la
page
web consacrée à ce sujet.

De nouvelles ressources et des documents actualisés.

Manuel
du candidat actualisé. Cette nouvelle édition contient des références nouvelles ou actualisées vers des documents et des ressources
ainsi que des informations mises à jour sur la classification des catégories de portefeuille.
Une liste des documents constitutifs de la demande de financement
a également été ajoutée au manuel ainsi que sur le site web du Fonds mondial pour aider les candidats. Le manuel est disponible
ici
en anglais, en français et en espagnol.

COVID-19.
Cette note d’orientation explique comment les pays peuvent utiliser les fonds provenant de subventions en cours pour renforcer leur action contre l’épidémie de COVID-19. Les pays ont la possibilité de reprogrammer des économies réalisées sur des subventions
en cours et de redéployer des ressources sous-utilisées pour atténuer les conséquences de l’épidémie de COVID-19 sur la santé des populations et sur les systèmes de santé.

Directives
concernant les fonds de contrepartie. Les fonds de contrepartie ont vocation à inspirer l’innovation et des démarches de programmation
ambitieuses fondées sur des éléments probants, afin de maximiser l’impact dans des domaines stratégiques prioritaires spécifiques. Des notes d’orientation sont maintenant disponibles pour les pays éligibles.

Les notes d’information techniques et notes d’orientation suivantes aideront les candidats à choisir des interventions pertinentes dans le cadre de
la demande de financement qu’ils vont présenter au Fonds mondial :

Pour
une gestion durable des déchets médicaux – Note d’information technique. Cette note d’information technique répertorie des interventions
favorisant une gestion durable des déchets médicaux.

Note
d’orientation pour l’élaboration d’une demande de financement portant sur les systèmes résistants et pérennes pour la santé.
Cette note d’orientation a pour but d’aider les candidats à remédier aux difficultés qui influent sur l’obtention de résultats et la préservation des acquis dans la lutte contre les maladies.

Tuberculose,
genre et droits humains – Note d’information technique. Cette note d’information technique a pour but, d’une part, d’aider les
candidats à inclure dans leur demande des programmes visant à éliminer les obstacles liés au droits humains et au genre qui empêchent d’accéder aux services de prévention, de dépistage et de traitement de la tuberculose, et d’autre part, d’aider les acteurs
concernés à s’assurer que les programme de lutte contre la maladie s’attachent à promouvoir et à protéger les droits de l’Homme et l’égalité de genre.

Les
adolescentes et les jeunes femmes dans les contextes à forte prévalence de VIH – Note d’information technique. Cette note d’information
technique a pour but de faire avancer la mise en œuvre à grande échelle de programmes efficaces destinés aux adolescentes et aux jeunes femmes.

Formations en ligne.
De nouvelles formations sont désormais disponibles sur la plateforme iLearn du Fonds mondial :

Remplir le document-type du budget (demande de financement)

Remplir le cadre de résultats

Remplir le tableau des déficits programmatiques

Remplir le tableau relatif au paysage de financement

Comprendre la pérennité, la transition et le cofinancement

Pour accéder aux formations, veuillez vous inscrire
ici.

Dates et échéances

Le 23 mars 2020

Jour de soumission de la période 1

Du 29 avril au 11 mai 2020

Comité technique d’examen des propositions

Le 25 mai 2020

Jour de soumission de la période 2

Du 29 juin au 5 juillet 2020

Comité technique d’examen des propositions

Le 31 août 2020

Jour de soumission de la période 3

Du 5 au 11 octobre 2020

Comité technique d’examen des propositions