Subject: RE: EUMM grant-related issues
From: Ketevan Goginashvili
To: Kim Matthis <[email-masked]>
Cc: ketibakaradze <[email-masked]>
Date: Thu, 10 Sep 2020 07:01:00 +0000

Dear Kim,

We will sit together and invite me only.

thanks, keti

From: Kim Matthis [mailto:[email-masked]]
Sent: 10 September, 2020 08:47
To: Ketevan Goginashvili
Cc: ketibakaradze
Subject: RE: EUMM grant-related issues

Dear Keti,

Many thanks for your email. Ok, very good. Let us meet at 13.00. Should we perhaps do a MS teams meeting then? Will you sit together or should I invite you via the two separate email addresses?

All the best,

Kim

From: Ketevan Goginashvili <[email-masked]>
Sent: 09 September 2020 18:59
To: Kim Matthis <[email-masked]>
Cc: ketibakaradze <[email-masked]>
Subject: RE: EUMM grant-related issues

CAUTION: This email originated from outside of the organization. Please do not click links or open attachments unless you recognize the source of this email and know the content is safe.

Dear Kim,

Thank you for your answers. Tomorrow 13.00 is convenient for Keti Bakaradze and me.

With nest regards, keti

From: Kim Matthis [mailto:[email-masked]]
Sent: 9 September, 2020 16:28
To: Ketevan Goginashvili <[email-masked]>
Subject: FW: EUMM grant-related issues

Dear Keti,

Many thanks for your email and for nice conversations last week!

Below you will find my responds in red under the specific questions. Please let me know should you have any questions or would you like to discuss any aspects of this. Perhaps we can schedule a call during the afternoon tomorrow? Please let me know what would be a suitable time for you.

All the best,

Kim

From: Ketevan Goginashvili <[email-masked]>
Sent: 03 September 2020 13:28
To: Kim Matthis <[email-masked]>
Cc: [email-masked]; ketibakaradze <[email-masked]>
Subject: FW: EUMM grant-related issues

CAUTION: This email originated from outside of the organization. Please do not click links or open attachments unless you recognize the source of this email and know the content is safe.

Dear Kim,

We are sending you a letter from the Ministry of Health of Abkhazia on grant-related issues.

1) The legislation in force in the country on public procurement contradicts the implementation of an electronic tender for the joint procurement of items specified in the grant agreement under the terms of partial transfer of funds.

As stipulated in the contract (special conditions), and in article 15.1 in General Conditions of the PRAG (annex II to the contract), there is a pre-financing of 80% of the grant, and the balance is transferred subsequent approved reporting of the project. The normal way for grantees in this situation is to borrow the additional 20 % from other internal budget lines until after the project is implemented and reported. The Ministry of Internally Displaced Persons from Occupied Territories, Labour Health and Social Affairs of Georgia (GEO MoH) is the lead applicant (and coordinator of the grant), so I kindly urge you to discuss in between yourselves and see if you can find a solution. Other solution is that you stipulate in the contract with the supplier of the equipment that 80 % of the amount will be paid immediately upon the delivery, and final portion will be paid within XX number of days after the delivery of goods. In between you will submit the financial and narrative report of the project, showing costs actually incurred with this procurement (with proof of payments), and enclose the invoice of the balance as a pending cost. That together with the contract with the supplier, showing total value of the purchased goods, will be enough for us to make the second transaction with the condition that you provide proofs of payment of this final part to their supplier, within two weeks after the transaction is conducted. I would be happy to discuss further over phone.

2)The price investigation showed that in the last three months the prices for both tests and personal protective equipment have increased significantly and the purchase of the quantity specified in the contract can no longer be carried out with the amount received from the grant.

This is unfortunate but nothing we can do about. You will have to adjust the purchase (amount of equipment) to these new prices. Please see attached the approved budget format. Could you please fill in the new prices/number of items and resend to me?  I am happy to support, just let me know.

3) Ministry of health of Abkhazia received part of EUMM grant (142 440.35 GEL) on August 21. The grant agreement stipulates that the payment must be made in GEL, in accordance with the exchange rate of the commercial bank serving EUMM Georgia (see Article 3, paragraph 3.2). The exchange rate of the Euro set by the National Bank against the national currency on August 21, 2020 was 3.6352 GEL. Accordingly, 41,955.92 Euros for that day was 152,518.16 GEL, compared to which the transferred amount is about 10,000 GEL less, which threatens to purchase the amount of medical supplies and items stipulated in the contract, especially if the full amount is increased.

As stipulated in the contract, the Ministry of Internally Displaced Persons from Occupied Territories, Labour Health and Social Affairs of Georgia (Geo MoH) is defined as the lead applicant, while the Ministry of Health and Social Affairs of Autonomous Republic of Abkhazia is defined as co-applicant. Lead applicants are responsible as coordinators of the grant, recipient of funding and of the reporting of the grant; they can choose to distribute the funding on to the co-applicant or to cover their invoices (for this procurement process for instance.). However, that is an internal transfer between you two applicants. The conversion rate mentioned in article 3, paragraph 3.2 of the contract, is related to when EUMM transferred the funding to the GEO MoH. That transfer occurred on 10 July 2020.

Based on all of the above, If it is possible:

- Adjust the quantity to be purchased indicated in the grant

Yes. Please see attached the approved budget. Could you please fill in the new prices/number according to the new information of items and resend to me? As mentioned, I am happy to support.

- Lump sum transfer and after that start announcement of the tender

Please see above.

- Extending the validity period of the grant.

Yes. We can extend the implementation period of the grant. How long do you want it to be extended? Once I have received your updated budget and I will draft an addendum to the contract.

Thank you in advance,

Sincerely, Keti

From: Manona Gejua [mailto:[email-masked]]
Sent: 3 September, 2020 12:21
To: Ketevan Goginashvili <[email-masked]>
Subject:

საერთაშორისო ორგანიზაცია -

საქართველოში ევროკავშირის სადამკვირვებლო მისიის

(European Union Monitoring Mission in Georgia)

საგრანტო პროგრამის კოორდინატორს

ქალბატონ ქეთევან გოგინაშვილს

ქალბატონო ქეთევან,

გაცნობებთ, რომ მიმდინარე წლის 21 აგვისტოს აფხაზეთის ავტონომიური რესპუბლიკის რესპუბლიკურ ბიუჯეტში აისახა EUMM Georgia–ს მიერ აფხაზეთის ა/რ ჯანმრთელობისა და სოციალური დაცვის სამინისტროსთვის გრანტის სახით გადმოცემული თანხის 52, 444.90 ევროს ნაწილი (სავარაუდოდ 41 955.92 ევრო) 142 440.35 ლარი. საგრანტო ხელშეკრულებაში მითითებულია, რომ ანგარიშსწორება უნდა განხორციელდეს ლარში, EUMM Georgia–ს მომსახურე კომერციული ბანკის გაცვლითი კურსის შესაბამისად (იხ. ხელშ. მე-3 მუხლი, 3.2 პუნქტი).

2020 წლის 21 აგვისტოს ეროვნულ ვალუტასთან მიმართებით ეროვნული ბანკის მიერ დადგენილი ევროს კურსი შეადგენდა 3.6352 ლარს. შესაბამისად, 41 955.92 ევრო იმ დღისათვის იყო 152 518.16 ლარი, რომელთან შედარებით გადმორიცხული თანხა დაახლოებით 10 000 ლარით ნაკლებია, რაც საფრთხეს უქმნის ხელშეკრულებით გათვალისწინებული ოდენობით სამედიცინო საშუალებებისა და საგნების შესყიდვას, მით უფრო, რომ სრული თანხის ჩარიცხვის შემთხვევაში ეს ციფრი კიდევ უფრო გაიზრდება.

ამასთან, გასათვალისწინებელია სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ ქვეყანაში მოქმედი კანონმდებლობა, რომელთანაც წინააღმდეგობაში მოდის თანხის ნაწილ-ნაწილ ჩარიცხვის პირობებით საგრანტო ხელშეკრულებით განსაზღვრული საგნების ერთიანი შესყიდვის მიზნით ელექტრონული ტენდერის განხორციელება.

აღსანიშნავია ის გარემოება, რომ სამინისტროს სხვა უწყებების მიმართაც გააჩნია ანგარიშვალდებულება და აქედან გამომდინარე, ეს ინფორმაცია მინისტრმა მათ უნდა გაუზიაროს, თუ რა მიზეზით მოგვიწია ტენდერის გამოცხადების დაყოვნება. უწყება რომ  უკანონო და არაკორექტულ ქმედებას ვერ ჩაიდენს, ამაში თქვენც დამეთანხმებით.

გთხოვთ, გაითვალისწინოთ ზემოაღნიშნული და გადმოგვიგზავნოთ გადმორიცხული თანხის კონვერტაციასთან დაკავშირებული დოკუმენტაცია, აგრეთვე, გრანტის გამცემ ორგანიზაციას აცნობოთ არსებული პრობლემების შესახებ.

პატივისცემით,

აფხაზეთის ა/რ ჯანმრთელობისა და

სოციალური დაცვის მინისტრის მოადგილე

მანონა გეჯუა

t:577092490

This email was scanned by Bitdefender